Gepur-Shop

Интернет-магазин модной одежды

Вы всегда можете

связаться с нами!

тел +7-968-662-4572

 

Как сшить уголовное дело. Дело сшить


Порядок сшивания документов

     При подаче документов в налоговую инспекцию или для участия в различных тендерах требуется сшивать документы, если они имеют более двух листов. Также требуется сшивать договоры, дополнительные соглашения к ним, которые имеют более двух листов при подаче на государственную регистрацию перехода права собственности или государственную регистрацию договора в Управлении Росреестра (о заключении договора купли-продажи недвижимости смотри здесь). Если Вы обращали внимания, то решения судов также выдают в сшитом виде, в том числе для апелляционного обжалования. Сшивать документы требуется для того, чтобы исключить или, по крайней мере, предотвратить возможность подмены листов в документе, так как документ считается единым. Приведу пример того, как важно именно сшивать договор, а не скреплять его канцелярским степлером. Так между юридическими лицами был подписан договор об аренде имущества, состоящих из двух листов, пронумерованных, скрепленных печатями на последней странице второго листа и заверен подписями представителей контрагентов на последней странице в графе «подписи и реквизиты сторон). Суть заключалась в том, по условию договора аренды, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке как арендатором, так и арендодателем при письменном уведомлении за тридцать календарных дней. Одна из сторон договора решила не дожидаться тридцатидневного срока уведомления при расторжении договора в одностороннем порядке. Первая страница договора, где было указано о порядке расторжения договора, была заменена другой страницей. Содержание страницы было частично изменено в следующей части. Слова «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом за тридцать календарных дней…» были заменены на «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом. Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления».  Вы кончено можете возразить, что в судебном порядке может быть назначена судебная техническая экспертиза по установлению тождественности страниц документа, определению вида печатающего устройства, определению периода изготовления страниц документа. Да, все это в судебном порядке установить можно, но на это уйдут не малые денежные средства и время. Такие затраты приведут к вынужденным убыткам. Вышеуказанный случай наглядно показывает, как не прошитый документ может привести к убыткам и потери времени. Пример также показывает, что в юридических делах мелочей не бывает. Даже, казалось бы, к такой мелочи необходимо относится серьезно.

       Посетители сайта часто спрашивают – нужно ли сшивать документы для арбитражного суда? Все зависит от того, какой документ и для чего его сшивать. Документы в арбитражный суд предоставляются в оригинале или в надлежаще заверенной копии. Надлежаще заверенной копией, является копия, удостоверенная нотариально, или заверена должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем. Если документ имеет более одного листа, то заверен должен быть каждый лист. Так вот, если документ содержит 10 листов, то можно не потрудится и заверить каждый лист с проставлением реквизитов: «копия верна», «дата», Ф.И.О.», «подпись». А если документ содержит 100 листов, то очень много времени уйдет на заверение каждой страницы. В этом случае целесообразно сшить документ, на обратной стороне прикрепить лайбу «прошито и пронумеровано». В этом случае проставляется только одна удостоверительная надпись и скрепляется печатью.      По вопросу сшивания договора купли-продажи жилого помещения для регистрационной палаты смотри здесь. 

        Государство в лице министерств и ведомств  сейчас не вмешивается в дела в частных фирм, а лишь регулирует общие организационные вопросы. Поэтому решать вопрос об обязательности сшивания документов на предприятии, должно само предприятие. Если только оно не является правоохранительным учреждением, как суд или прокуратура, ФСБ, МВД, ФСО. То есть в организации должен быть разработан локальный акт, который будет регламентировать эти вопросы. Исходя из важности документов, должно быть определено какие нужно сшивать, а какие нет. Положение о хранении документов обычно разрабатывается на больших предприятиях, где документооборот идет на тысячи документов.

       Скажу пару слов о размере полей документа, который в дальнейшем требуется сшивать. Верхние и нижние поля для сшивания значения не имеют. Для того чтобы внутренние поля документа имели нужный размер в настройках MS Word разметки страницы необходимо установить зеркальные поля. Крайнее левое поле должно быть пропорционально крайнему внутреннему правому полю оборотной страницы документа (в версии 2007г. MS Word путь к настойке следующий: Меню – Разметка страницы – Поля – Настраиваемые поля – выбрать на вкладке списка зеркальные поля). По умолчанию стоят обычные поля. Если Вы попробуйте распечатать любой документы с размерами полей: Верхнее 2 см.; Левое 3 см.; Нижнее 2 см.; Правое 1,5 см., то в итоге получите документ со следующими полями – Первая страница - Крайнее левое поле - 3 см.; правое – 1,5 см.; вторая страница – Крайнее левое – 3 см.; правое - 1,5 см. Если сшивать такие страницы, то внутренние границы полей не будут совпадать с границами полей лицевой страницы. Настройка полей в офисе 2003 «Майкрософт ворд» возможна через следующий путь: файл - параметры страницы. Во вкладке «Параметры страницы» выбираете «зеркальные поля», а далее настраиваете размер полей.  При сшивании такого документа, текст внутри страницы может быть не читаем из-за близкого шва. По этой причине поля должны быть обязательно зеркальные. После того как будут настроены зеркальные поля, в этом же подменю необходимо настроить поля. Кнопки для настройки крайних полей уже будут иметь название не «Левое» и «Правое», а «Внутри» и «Снаружи». Значение полей «Внутри» и «Снаружи» для удобства сшивания можно установить в пределах 2-3 см. После того как поля у нас будут настроены, мы распечатываем документ.

      Для сшивания документа, состоящего из не более 10 листов, достаточно будет иметь большую цыганскую иголку и нитки соответственно. Толщину в 10 листов можно свободно проткнуть иголкой. Конечно, если постараться, можно и больший объем страниц проткнуть. Но для этого нужны усилия, а главное документы при сшивании могут сместиться или повредиться. Так что если объем листов небольшой, то сшиваем обычной цыганской иголкой. Нитки лучше всего брать белого цвета многослойные холщовые, но если нет, то подойдут капроновые. Почему именно белые нитки? Во-первых, шов не так заметен. Во-вторых, не бойтесь заблуждений о том, что документ прошитый белыми нитками, является, как говорится, сфабрикованным. Капроновые нитки хуже тем, что когда стягиваешь кончики ниток в узел, нитки прорезают документ отчасти. Тем самым документ повреждается. Отматываем нитку от мотка примерно 70 см., отрезаем ее. Продеваем нитку в ушко иголки. Один конец нитки должен выступать примерно на 10 см., а другой конец нитки остается длинным. Таким образом, нитку мы делаем одинарной. Аккуратно складываем друг к другу листы документа, чтобы они находились ровно, не выступали друг из-за друга. Документ всегда чаще всего сшивается по центру, точнее основные пролёты швов должны проходить по центру. На глаз примерно определяем центр листа документа. Но центр листа документа можно определить не только на глаз, но и другим методом. Этот метод, когда-то мне подсказала мой преподаватель, когда проходила моя учеба, так сказать азам юриспруденции (Как решать задачи по праву смотри здесь). Берете простой лист формата А4 и складывайте пополам, чтобы края были одинаковые. Место сгиба проглаживаете рукой и образно разворачиваете. После сгиба документа остается полоска, где происходило сгибание листа документа. Место сгиба, как и раз, будет считаться центром документа. Вы просто прикладываете этот лист сверху и определяете центр листа документа на чистовом документе.

     Постараюсь технику сшивания документа изложить как можно яснее. От центра документа мысленно на глаз отмерьте 3 см. вниз. Пронизывайте с нижней стороны документ насквозь иголкой, чтобы маленький кончик нитки вышел. Далее уже по направлению сверху вниз пронизывайте документ в центре, как раз на расстоянии 3 см. После того как нитка окажется на нижней стороне документа, Вы мысленно отмеряйте 3 см. вверх от центра (от того положения где находится нитка) и пронизывайте документ снизу вверх. Теперь опять у Вас нитка оказалась вверху документа. Вы пронизывайте сверху вниз нитку в центральное отверстие. На этом шов закончен. Отрезайте кончики ниток с остатком примерно 5-6 см. Далее оставшиеся два кончика связывайте в обыкновенный простой узел. Только прежде чем связывать кончики ниток в узел, Вы сначала притяните кончики, чтобы листы были плотно стянуты, а потом уже смело затягивайте узел.

       Теперь необходимо изготовить лайбы (прямоугольник шириной 2-3 см., длинной 6-7 см.). На прямоугольнике делается надпись «прошнуровано и пронумеровано на ____ листах». Такой прямоугольник приклеивается на шов с обратной стороны. При этом кончики ниток прячутся под лайбу. От руки производится надпись, сколько листов прошнуровано. Также ставится подпись физического лица или должностного лица так, чтобы подпись захватывала и лайбу и сам документ.  Если документы подаются от имени юридического лица, то ставится печать организации, но не во всех случаях. (О защите прав юридического лица в суде смотри здесь)

      В организации существует или должен быть свой внутренний архив, чтобы систематизировать различные документы, например бухгалтерские регистры, приказы по личному составу работников организации (о заключении трудового договора между ИП и работником смотри здесь). Документы, которые в дальнейшем будут передаваться на хранение в муниципальный или государственный архив, необходимо сшивать, нумеровать в соответствии с существующими гостами. Если документы не требуют дальнейшей передачи в архив, то можно их не сшивать их. Сшивать документы необходимо для того, чтобы предотвратить возможность изъятия каких-либо листов или их подмены.

      Теперь рассмотрим общие вопросы по оформлению документов в дело. Все листы в деле нумеруются сплошной нумерацией путем проставления цифры в верхнем правом углу (например, 1, 2, 3 и так далее). Если дело состоит из нескольких томов, нумерация листов в каждом томе происходит отдельно. Например, в одном томе 200 листов, а в другом томе 203 листа (нумеруем первой том с 1 по 200-ый листы, второй том с 1 по 203-й лист).

        Не всегда, но бывает так, что в деле имеются широкоформатные чертежи свернутые в несколько раз, так как превышают размер листа формата А4. Как же нумеровать такие вложения? Такие вложения разворачиваются и нумеруются на верхней части листа.

       В деле могут находиться документы с собственной нумерацией. Например, в деле с пакетом учредительных документов находится устав организации со своей нумерацией. Если устав находится вначале при нумерации и в нумерации нет ошибок, то можно не нумеровать, а оставить нумерацию в уставе, а далее в хронологическом порядке нумеруются следующие документы. Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе. В нашем примере это был устав организации (о регистрации ООО смотри форум).

     Кстати хочу немного отвлечься от темы и рассказать небольшую новость для представителей юридических лиц в арбитражных судах. Как сообщатся на сайте Высшего арбитражного суда РФ с 01.01.2014г. арбитражные суды перейдут полностью на электронный документооборот. Будет полностью формироваться электронная копия дела, поступающая в арбитражный суд первой инстанции. Дело в документальном формате пока не планируется отменять. В случае обжалования решения арбитражного суда в апелляционном порядке, в арбитражный апелляционный суд будет направляться электронная копия. С электронным делом участники процесса могу ознакомиться в картотеке дел. Безусловно, такое нововведение должно ускорить сроки рассмотрения дел в суде апелляционной и кассационной инстанции. Так как бумажные носители не будут отправляться почтой или специальной курьерской службой. Новшество электронного документооборота упросит работу участникам судебных процессов, так как можно ознакомиться с делом в системе Арбитр. Если в судах общей юрисдикции приходится знакомиться с делом посредством снятия фотокопий фотоаппаратом, то система арбитражных судов опять обошла суды общей юрисдикции. Хотелось бы надеяться, что объединение Верховного суда РФ и Высшего арбитражного суда ускорит введение электронного документооборота в судах общей юрисдикции. Так как проще будет знакомиться с делом. Однако безусловный плюс электронного документооборота может быть минусом, когда приобщенный в дело документ физически может быть не прикреплен. Так как фактор человеческой ошибки иногда случается. Но практика работы судов со временем должна выработать механизмы защиты от подобных ошибок. Такие нововведения продиктованы самим временем, так как объем дел как в судах общей юрисдикции, так как и в арбитражных судах растет по гражданским (хозяйственным) делам растет. Если в 60-80 годы двадцатого века в месяц рассматривалось десяток дел, то сейчас уже идут сотни дел.

    Теперь вернемся к нашей теме сшивания и нумерация документов. Возможно, в будущем электронный документооборот будет и в крупных компаниях. А пока у нас действует бумажные носители, необходимо правильно оформлять и сшивать документы.   

        Для органов государственной власти, таких как судебные органы, органы внутренних дел, прокуратура введены нормативными актами требования по организации делопроизводства. Чаще всего такие требования принимаются в форме инструкций по делопроизводству. Поэтому должностные лица судебных и правоохранительных органов при оформлении гражданских и уголовных дел должны руководствоваться инструкциями. В организации с частной формы собственности должны быть разработаны положения по организации делопроизводству, в том числе порядку подготовки документов для длительного хранения в архиве организации или в муниципальном архиве.

         Рассмотрим общие требования по сшиванию документов в дело (картонную обложку).

        Итак, у Вас имеется перечень документов, которые необходимо подшить в дело (твердый переплет). В процессе работы с документами исполнители документов или иное лицо, работающее с документом, для удобства пользуется канцелярскими скрепками, железными зажимами, скобами степлера. Если на документах имеются скрепки или несколько документов скреплены железными скобами, то такие канцелярские предметы нужно удалить. Это необходимо для того, чтобы в процессе хранения не распространялась ржавчина от них, так как металлические изделия могут поржаветь. После того как все металлические предметы будут удалены можно готовить документы к прошивке или шнуровке.

      Прежде чем сшивать документы в дело (в папку), необходимо их разложить в хронологическом порядке. Кто-то документы раскладывает в «логическом» порядке. Хронологический способ компоновки заключается в том, что даты документов от первичной к самой поледеней. Например, в деле имеется письмо от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» в котором запрашивались документы от организации ООО «ТРПДОВМС». В деле от организации ООО «ТРПДОВМС» имеется ответ от 01.05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС», что запрашиваемые документы не имеется возможности представить. В деле имеется факсимильная распечатка в адрес ООО «ТРПДОВМС» от 28.03.2013г. Лучше всего использовать хронологически-логический метод компоновки документов. Такого метода в литературе по делопроизводству не описывается, но лучше пользоваться им.

       Как же скомпоновать документы в деле в хронологически-логическом порядке? Возьмем документы из примера. Так как письмо   от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» имеет более позднюю дату, то оно идет первым (в самом начале дела). Дальше у нас в деле имеется ответ от 01.05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС». Данный документ (ответ от 01.05.2013г.)   идет следующим после письма от 10.03.2013г., так как логически будет верным скомпоновать по принцу «запрос-ответ». Если использовать только хронологический метод компоновки документов, то после письма от 10.03.2013г. должен идти документ – факсимильная распечатка от 28.03.2013г. Но факсимильную распечатку поставим после ответа от 01.05.2013г., так как так будет логичнее при изучении содержания дела.

      Количество листов в одном томе должно определяться внутренним положением организации. Обычно количество листов в томе не должно превышать 250 единиц, если смотреть общие положения по документообороту и архивному делу.  

      В некоторых случаях, когда в деле имеются более значимые или менее значимые документы по юридической силе, то документы можно скомпоновать от более значимого к менее значимого. Например, расположить скомпоновать документы: «Устав- Изменения в Устав- Решение об избрании директора – Приказ о назначении на должность директора – Трудовой договор с директором». Перечень документов взят для примера, поэтому необязательно документы нужно компоновать именно в таком порядке.    При этом не будет учитываться хронологический порядок, что может вызывать неудобства при изучении дела. Необходимо также учитывать установленную номенклатуру дел, установленную в организации.

      В деле с ценными документами должна быть внутренняя опись документов. Внутренняя опись документа производится на отдельном листе. Форма внутренней описи документов дела утверждается в каждой частной компании своя. Если внутренняя опись документов изначально не изготавливалась, то лист внутренней описи наклеивается на внутреннюю сторону дела (корочку-обложку). Во внутренней описи документов указываются: «дата документа», «индекс документа (если имеется), «наименование документа», «номер листов дела». Перечень разделов внутренней описи может быть добавлен при необходимости. Если документов много в деле, то внутренняя опись документов может быть не на одном листе. В этом случае листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы документов в деле также нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в листе-заверителе. О листе-заверителе речь пойдет дальше. В форме внутренней описи документов обязательно должна быть графа «общее количество документов». Форму внутренней описи документов в государственных органах изменить нельзя, так как форма внутренней описи входит в состав инструкции по делопроизводству. В графе «Примечания» указываются изменения в составе дела, например, изъятие документов, дополнение документов.  

      В прошитом деле обязательно должен быть лист-заверитель. Форма листа-заверителя в частных фирмах утверждается (разрабатывается) самостоятельно с учетом общих требований документооборота. В листе-заверителе обязательно должно быть указано: общее число подшитых (пронумерованных) листов прописью и цифрами; количество литерных листов; количество пропущенных страниц; количество листов внутренней описи. Литерные номера, то тесть номера листов с присвоением буквенного значения, например, «4 а», «4 б», «4в» указываются случае повторной нумерации листов при наличии большого количества ошибок. Если ошибок в нумерации действительно много, то производится повторная нумерация листов. В этом случае старый номер зачеркивается косой чертой в виде «/», а рядом проставляется новый номер листа. Так произведена повторная нумерация, то необходимо составлять новый лист-заверитель.        

      Если документ имеет какие-то особенности, то в графе «особенности состояния и формирования дела» специалист – делопроизводитель указывает, в чем заключается особенность, например, поврежден документ и (или) плохая читаемость документа.

      Если в прошитом деле нет литерных страниц, пропущенных номеров листов, то в указанных графах листа-заверителя ставится прочерк.

      Лист-заверитель должен быть подписан лицом его, составившим или иным должностным лицом, отвечающим за организацию делопроизводства в структурном подразделении организации.

      Документы необходимо подшить в дело (в папку) белыми плотными – многослойными нитками. Марка ниток для сшивания принципиального значения не имеет. Если листов в деле не много (не более 10-15 листов), то можно обойтись обычной хомутной иголкой. Если листов в деле более 10-15 листов, то для проколов входных отверстий использовать канцелярское шило или вообще трехгранную заточенную отвертку. С отверткой легче всего будет справиться с огромной массой листов. Вообще сейчас имеются в продаже станки для сшивания пачки документов. Некоторые станки для сшивания документов изготавливают самостоятельно. Для проколов в пачке (папке) дела некоторые используют дрель. Дрель стоит использовать лишь в том случае, если дело сшивается на специальном станке.   

       При использовании типографской «папки-дело» листы дела подшиваются к внутреннему «язычку» или «вкладышу» если можно так выразится. Технологию подшивания листов документов в дело (в папку) можно использовать аналогичную той, которой прошивали устав или договор. Кончики ниток фиксируешь сзади на два узла и заклеиваешь липкой лентой.

 

yurpomoch.ucoz.ru

Как сшить дело на 4 дырки. Дело, дела. Слово юриста

Как правильно прошивать и заверять документы

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия #8212; подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива
Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок
Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

#171;Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___#187;.

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Подготовка документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Умение правильно и грамотно подготовить документы #8212; это начало продолжительной и выгодной сделки.

О проверках Роспотребнадзора рассказывает одна из статей.

Виктории: несложно. Сначала нитки продеваются во 2 и 4 дырки, затем - в 1 и 5, затем в противоположной стороны во 2 и 4, в конце на одну сторону центральной дырки.

Как прошить документы в 5 дырок? архив требует именно в 5, а это как оказалось сложно.

Я от незнания перед сканированием разрезала прошитый документ,чем это черевато и что делать в таком случае?

У нас в организации только дыроколом прокалывают, а шило здесь впервые увидела. А вообще оформление (прошивка, заверение, и т.д.)документов-очень важное дело, многие структуры очень щепетильно относятся к этому.

В некоторые учреждения необходимо подавать только прошитые документы, от этого зависит рассмотрение Вашего же вопроса, а если они ещё и заверены неправильно - даже не примут, дальше иди оформляй, теряй время. Лучше научиться!

Работаю бухгалтером и приходится сшивать документы. В отличие от многих считаю, что сшивать их необходимо, причем делать это нужно правильно, чтобы впоследствии не возникло различных неприятностей.

http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-shivat-dokumenty.html

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Общие правила оформления

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции.

Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

С июля года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

http://znaybiz.ru/documenty/jurnaly/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

Как сшивать документы нитками #8212; подробная инструкция

Подшивка по форме

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Законодательство

Зачем документы подшиваются

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

  • открыть свой бизнес;
  • участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
  • сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
  • передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Какие документы подшиваются

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

  • хоз.книг;
  • налоговых и конструкторских документов;
  • нотариальных дел;

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

  • дыроколом;
  • крепкой ниткой, лучше суровой;
  • пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

Разные документы прошиваются различными способами:

  • для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
  • для архивных и налоговых #8212; из трех;
  • у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Пошаговая инструкция оформления документов

  1. Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной — для хранения документов на длительный период.
  2. В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа, для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
  3. Если в сдаваемом деле использованы листы, четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами #8212; 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
  4. Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные, то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
  5. Чтобы придать дополнительную прочность, к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
  6. Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным, другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

Большие форматы прошиваются следующим образом:

  • лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
  • далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
  • точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

  • фирма,
  • название местонахождения;
  • текущее число;
  • должностное положение;
  • фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

  • число, когда составлен вложенный документ;
  • как он называется;
  • на каких страницах дела располагается;
  • в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.

http://consultwork.ru/upravlenie-personalom/obuchenie/kak-sshivat-dokumenty.html

Комментариев пока нет!

www.slovojurista.ru

Как сшить уголовное дело | Спроси юриста онлайн my-accountant.ru

Поклонская сшила второе дело о покушении на «Беркут» на Евромайдане

20.01.2018 11:36 294

Российская прокуратура Крыма завершила расследование по делу Андрея Коломийца, обвиняемого в «покушении» на жизнь сотрудников «Беркута».

Отмечается, что так называемый прокурор Крыма Наталия Поклонская утвердила обвинительное заключение по уголовному делу в отношении Андрея Коломийца, 1993 г.р.

Прокуратурой направлено в суд уголовное дело по факту нарушения правил дорожного движения

Новость опубликована 01.02.2018, 00:00

1 ФЕВРАЛЯ. КЧР. Прокурор Малокарачаевского района утвердил обвинительное заключение по уголовному делу в отношении жителя района Расула Тамбиева.

По материалам проверки прокуратуры КЧР возбуждено уголовное дело по факту невыплаты зарплаты работникам ОАО «Строитель»

Новость опубликована 29.01.2018, 00:00

29 ЯНВАРЯ. КЧР. Прокуратура Малокарачаевского района провела проверку по коллективному обращению работников строительной организации ОАО «Строитель» о нарушении их прав на своевременную оплату труда.

Как сшить уголовное дело

Советы адвоката по уголовным делам.

Народная мудрость гласит: «От сумы да от тюрьмы не зарекайся». Действительно, каждый человек может столкнуться с ситуацией, когда в отношении него начинает проводиться предварительное следствие. Я, как человек, имеющий практический опыт следственной работы и опыт адвоката по уголовным делам, хочу в данной статье дать несколько советов как вести себя в этой ситуации.

Итак, в один день может раздаться телефонный звонок, и следователь, сообщив о расследовании в отношении вас уголовного дела, пригласит для дачи показаний.

Госконтроль сшил дела на коммунальщиков «от балды»?

Госконтроль вначале возбудил 13 уголовных дел за повышение коммуналки, а теперь ищет под них виновных.

Через два дня после угрозы Александра Лукашенко «сажать» виновных в повышении тарифов на коммунальные услуги Комитета госконтроля возбудил 13 уголовных дел на должностных лиц предприятий системы ЖКХ .

Сколько человек проходит по делам, какого уровня это чиновники и другие подробности пресс-служба Комитета госконтроля не знает.

В Следственном комитете также нет никакой информации, дела им пока не передали.

«По закону Госконтроль вправе возбуждать уголовное дело и в течение десяти дней хранить его у себя, не передавая нам.

Кернес: Аваков причастен к покушению на меня, он же — сшил — против меня дело

Сегодня, 28 мая, в ходе судебного заседания в Полтаве мэр Харькова Геннадий Кернес обвинил министра внутренних дел Украины Арсена Авакова в причастности к покушению на свою жизнь и фальсификации уголовного, сообщает местное издание 057.ua.

«Против меня Аваков и Геращенко сфальсифицировали уголовное дело», – заявил Кернес.

«Аваков причастен к попытке лишения меня жизни», – цитирует Харьковского градоначальника Корреспондент.

Геннадий Кернес считает дело в отношении него сфабрикованным, а также опровергает обвинения в затягивании суда.

Издание пишет, что судья решает вопрос о переносе заседания.

Подшить документы в дело

Городской суд. Объясню ситуацию. Имеется например уголовное дело, подшито нитками в папке. Мне дают например определение и говорят подшить к делу. Как это сделать? Просто к последним листкам можно подшиться и все? Или все дело расшивается и сшивается заново с новым документам? И еще, подскажите каким методом (пошагово) лучше подшивать, пока плохо получается, получается не очень крепко сшивается.

Как сшить уголовное дело

Вчера вечером в Крыму арестовали бывшего редактора газеты «Дуэль», историка Юрия Мухина и его соратника Валерия Парфенова. В Москве к ним «присоединился» журналист Александр Соколов. В отношении трио следователи возбудили уголовное дело по статье 282.1 Уголовного кодекса – «создание экстремистского сообщества».

my-accountant.ru